Privatlivspolitik for medarbejdere på VUC Syd

fremtiden er din

Når du er ansat på VUC Syd, indebærer det, at vi behandler personoplysninger om dig. 

VUC Syds behandling af personoplysninger sker efter reglerne i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv.) og databeskyttelsesloven (lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger). I den forbindelse skal vi oplyse dig om følgende:  

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os? 
2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren 
3. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger 
4. Modtagere af dine personoplysninger 
5. Opbevaring af dine personoplysninger 
6. Dine rettigheder 

1 Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?  

VUC Syd er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig som led i din ansættelse.  

2 Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren  

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. 

Du kan skrive en e-mail til databeskyttelsesrådgiveren på dpo@esis.dk  

Databeskyttelsesrådgiveren kan oplyse dig nærmere om reglerne for databeskyttelse. Databeskyttelsesrådgiveren kan også vejlede dig om dine rettigheder i forhold til VUC Syds behandling af personoplysninger. 

3 Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med generelle henvendelser  

VUC Syd har brug for at indsamle, anvende og opbevare persondata i forbindelse med din ansættelse på VUC Syd.  

Vi behandler dine personlige data på følgende juridiske grundlag, EU´s databeskyttelsesforordning/GDPR: 

Artikel 6. 1a (samtykke) 

Artikel 6. 1b (databehandling nødvendigt for at udforme en kontrakt som du er part i eller for at udføre de nødvendige handlinger før kontraktindgåelse) 

Artikel 6. 1c (retlig forpligtelse) 

Artikel 6. 1e (offentlig myndighedsudøvelse) 

Artikel 6. 1f (afbalancering af interesser) 

CPR-nummer behandles på basis af den danske databeskyttelseslovs regler. 

Vi registrerer følgende persondata om dig 
Fornavn(e) og efternavn, e-mail og telefonnummer, adresse, CPR-nummer. 

Oplysninger givet ved ansøgningen til jobbet. 

Lønindplacering og dokumentation for lønudvikling. 

Referater fra MUS. 

Oplysninger om syge- og andre fraværsdage, herunder oplysninger om evt. børn nødvendige for eks. orlov, omsorgsdage og barsel. Ferie. 

Ansættelsesmæssige forhold og evt. sager. 

Referater fra trivsels- eller sygefraværssamtaler. 

Personlighedsprofil til brug for teamsamarbejde. 

Uddannelses- og kursusbeviser. 

Uddannelsesplaner og/eller handlingsplaner. 

Oplysninger om statsborgerskab herunder arbejdstilladelse 

Samtykke til brug af medarbejderportrætter på VUC Syds hjemmeside 

Information om nærmeste pårørende, hvis du oplyser dette til VUC Syd. 

Videooptagelser fra din færden på VUC Syds afdelinger. Læs hertil vores politik for videoovervågning. 

Kilder til persondata 
Vi indhenter persondata om dig: 

Direkte fra dig selv, eksempelvis via ansættelsesprocessen eller anden information du giver os i forbindelse med ansøgning og ansættelse eller midlertidige ansættelse/konsulentarbejde hos os. 

Gennem dine aktiviteter som ansat hos os, eksempelvis gennem din adfærd, interaktion med andre ansatte, kunder/elever, bopælskommune eller andre offentlige myndigheder. Herunder dine skatteoplysninger og din nem-konto. 

Videoovervågning af VUC Syds bygninger. Se i øvrigt vores politik for videoovervågning.

Via medarbejderkort/nøglebrik eller lignende registreres det, hvor og hvornår du låser døre i og op i VUC Syds bygninger. 

Fra tredjepart efter aftale med dig. Det kan være referencer, tidligere arbejdsgivere, eksterne rekrutteringsfirmaer. 

4 Modtagere eller kategorier af modtagere  

På VUC Syd er det kun ansatte der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dine personoplysninger, der har adgang til dem.  

Hvem ser dine data 
Adgang til dine personoplysninger gives kun til ansatte, der har en arbejdsmæssig begrundelse for at beskæftige sig med dem. Det er helt overvejende dine overordnede ledere samt ansatte i hr-medarbejdere hos VUC Syd og det administrative fællesskab, som VUC Syd er en del af (Rybners). 

Anvendelse af data 
Personoplysninger bruges alene i forbindelse med den nødvendige administrative varetagelse af dit ansættelsesforhold. 

Personoplysninger afgives aldrig til tredjepart. Undtaget er tilfælde, hvor der er tale om en ekstern leverandør der, for at kunne levere den funktionalitet VUC Syd efterspørger, har behov for at tilgå/overføre disse data mellem systemer som VUC Syd benytter. I disse tilfælde sikres det bl.a. med en databehandleraftale fra leverandøren, at fuld fortrolighed og gældende lovgivning overholdes. 

Alle brugere er ansvarlige for enhver brug af deres personlige adgange og konti og har pligt til at håndtere passwords mv. forsvarligt, således, at de ikke kommer andre i hænde.  

5 Opbevaring af dine personoplysninger 

Dine data opbevares sikkert og fortroligt. 

Dokumenter vedrørende økonomiske transaktioner slettes efter fem regnskabsår. 

Din elektroniske personalemappe findes i vores personalesagssystem. Du har her selv indsigt i hvad der opbevares om dig.  

Vi gemmer dine data i det tidsrum, der er fastsat af lovgivningen eller i en aftale, der er indgået med dig. I sjældne tilfælde vil vi gemme oplysninger længere, i forhold til at vi som arbejdsgiver kan forfølge en legitim interesse i at vurdere et ansættelsesforhold eller dokumentere en sag over for offentlige myndigheder. 

Dine data bliver som udgangspunkt gemt i indtil fem år efter din fratrædelse, medmindre lovgivningen kræver andet. Derefter slettes alle dine persondata. I sjældne tilfælde (ved anerkendte arbejdsskader eller erhvervssygdomme) skal vi opbevare dine data i op til 30 år, ligesom vi i visse tilfælde kan være forpligtet til at videre dine oplysninger til Rigsarkivet jf. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos universiteter, erhvervsakademier, professionshøjskoler, ungdomsuddannelser m.fl. (BEK nr. 1640 af 08/12/2016). 

Overførsel til lande udenfor EU/EØS 
Vi overfører ikke data til lande udenfor EU/EØS. 

6 Dine rettigheder  

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig: 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret) 

Ifølge loven har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. VUC Syd har pligt til at besvare din anmodning inden 4 uger efter modtagelse. Har VUC Syd ikke mulighed herfor, skal VUC Syd oplyse dig om grunden hertil og om, hvornår en afgørelse forventes. Vær opmærksom på, at VUC Syd ikke altid er forpligtet til at imødekomme din anmodning, da loven indeholder en række undtagelser. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger og du har ret til at berigtige dine personoplysninger eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. 

Ret til berigtigelse (rettelse) 

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. 

Ret til sletning 

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig. Retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset på grund af reglerne om journalisering og arkivering. 

Ret til begrænsning af behandling 

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. 

Ret til indsigelse 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk. 

Du kan kontakte os ved at skrive en e-mail til post@vucsyd.dk eller ringe på 73 61 33 33. Hvis du sender personoplysninger, skal du sende dem sikkert via digital post. Det kan du gøre på borger.dk. 

Klage til Datatilsynet 

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. 

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk. 

 

Siden er opdateret d. 8/12 2022. Version 1.3.